Quant costa realment prestar un servei públic? La importància d’un bon estudi de costos

Conèixer quant costa realment prestar un servei públic pot semblar, a priori, una qüestió relativament senzilla. Al cap i a la fi, les administracions disposen d’un pressupost, d’una comptabilitat i d’informació sobre les despeses que suporten. Tanmateix, conèixer quant es gasta no és necessàriament el mateix que saber quant costa realment prestar un servei.

Aquesta diferència és especialment rellevant en Ajuntaments, Mancomunitats, Consorcis, Consells Comarcals i altres entitats del sector públic que gestionen diversos serveis, comparteixen recursos humans i materials o es financen mitjançant aportacions de diferents administracions, taxes, preus públics, subvencions o altres fonts d’ingressos.

En aquests casos, disposar d’un bon estudi de costos permet anar més enllà de la informació pressupostària i comptable i respondre algunes preguntes essencials: quin és el cost real de cada servei?, com es distribueixen els costos comuns?, qui els està finançant?, i els criteris utilitzats per repartir-ne el finançament responen realment a la forma en què es presta el servei?

De la despesa comptable al cost real del servei

El primer pas és diferenciar dos conceptes que sovint es poden confondre: despesa i cost.

La comptabilitat permet identificar les despeses que suporta una entitat durant un exercici. Però determinar el cost d’un servei exigeix anar un pas més enllà i identificar quins recursos consumeix realment aquell servei i en quina proporció.

Alguns costos són relativament senzills d’assignar. Són els anomenats costos directes (despeses directament atribuïbles a un servei): personal dedicat específicament al servei, materials, consums, contractacions externes, manteniments o qualsevol altra despesa directament vinculada a la seva prestació.

La dificultat apareix, habitualment, amb els costos indirectes o d’estructura (despeses generals que han de repartir-se entre diversos serveis mitjançant criteris objectius).

Una mateixa administració pot disposar de serveis d’administració, recursos humans, informàtica, direcció, intervenció, instal·lacions o altres recursos comuns que donen suport simultàniament a diferents activitats. Si aquests costos no s’imputen adequadament, podem obtenir una visió incompleta del cost real de cadascun dels serveis.

Per tant, un estudi de costos no ha de limitar-se a recopilar informació comptable; ha de permetre transformar aquesta informació en un model que representi adequadament la realitat econòmica i operativa de l’entitat.

La clau no és només identificar els costos, sinó imputar-los correctament

Probablement, una de les parts més importants d’un estudi de costos és determinar els criteris d’imputació o drivers que permeten distribuir els costos compartits entre els diferents serveis.

No existeix necessàriament un únic criteri vàlid per a tots els casos.

En funció de la naturalesa del servei, es poden utilitzar indicadors com ara les hores de dedicació del personal, el nombre d’usuaris, la població atesa, el nombre d’expedients gestionats, la superfície ocupada, els consums, el volum d’activitat o altres variables representatives.

L’objectiu és que el criteri escollit tingui una relació raonable i justificable amb el consum de recursos que genera cada activitat.

Imaginem, per exemple, una Entitat Supramunicipal que presta diferents serveis als municipis que la integren. Distribuir tots els costos exclusivament en funció de la població podria ser senzill, però no necessàriament reflectiria la realitat si alguns serveis depenen més del nombre d’usuaris, de la intensitat del servei, de la zona geogràfica on es presta o del volum efectiu d’activitat.

La simplicitat dels criteris de repartiment de costos, amb un prorrateig basat en indicadors clau, és important, però també ho són la seva objectivitat, traçabilitat i capacitat per representar la realitat operativa.

Del cost a les fonts de finançament

Determinar quant costa cada servei és només una part de l’anàlisi.

El següent pas consisteix a identificar com s’està finançant aquest cost.

Un mateix servei pot obtenir recursos de fonts molt diverses: aportacions municipals, transferències d’altres administracions, subvencions, taxes, preus públics, convenis, ingressos vinculats a l’activitat o altres mecanismes de finançament.

Relacionar els costos amb els ingressos permet obtenir una fotografia molt més completa: podem determinar quin percentatge del cost d’un servei es troba cobert per finançament extern, quina part assumeix directament l’entitat, si existeixen dèficits o superàvits estructurals i, especialment, si el sistema actual de finançament continua sent coherent amb la realitat del servei.

Aquesta anàlisi resulta especialment útil quan els serveis han evolucionat amb el temps, s’han incorporat noves activitats o nous Municipis, han canviat els recursos necessaris per prestar-los o s’han mantingut criteris de distribució establerts anys enrere que ja no representen adequadament la situació actual.

Quan cal revisar les quotes?

En Mancomunitats, Consorcis i altres formes de cooperació entre administracions, l’estudi de costos té una aplicació pràctica immediata: revisar el sistema d’aportacions o quotes dels seus membres.

U n sistema de quotes que funcionava adequadament en el moment de la seva definició pot generar ineficiències o asimetries si varien la dimensió dels municipis, el nombre d’usuaris, els costos de personal o les subvencions rebudes.

En aquests supòsits, l’objectiu no hauria de ser simplement redistribuir els costos, sinó construir un model de finançament objectiu, comprensible i justificable.

Això implica analitzar separadament els diferents serveis, determinar el seu cost, identificar les fonts de finançament específiques i establir quina part ha de ser objecte de distribució. Només aleshores es poden definir els criteris més adequats per calcular les aportacions de cadascun dels agents implicats.

L’anàlisi, a més, permet simular diferents alternatives abans d’implantar-les i conèixer quin impacte tindria cada sistema sobre els diferents membres.

Aquest exercici de simulació és especialment important. Un bon model de costos no només ha d’explicar el passat, sinó que ha de servir per prendre decisions de futur de cara a canviar el model de revisió de les quotes aportades.

Una eina per a la presa de decisions

L’interès d’un estudi de costos va, per tant, molt més enllà del compliment d’una formalitat comptable o administrativa.

Disposar d’informació fiable sobre els costos permet a les entitats públiques:

• Identificar el cost real dels diferents serveis i quines activitats consumeixen més recursos.
• Detectar desviacions o ineficiències operatives.
• Analitzar el grau de cobertura dels costos mitjançant les diferents fonts d’ingressos.
• Redefinir ordenances fiscals, preus públics i convenis sobre bases tècniques sòlides.
• Simular l’impacte de possibles canvis.
• Definir sistemes de quotes o aportacions més ajustats a la realitat operativa.
• Millorar la planificació pressupostària i la seguretat jurídica de les decisions adoptades.

Perquè aquest exercici sigui realment útil, el model ha de reunir quatre recondicions: ser objectiu, comprensible, traçable i actualitzable.

No hauria de convertir-se en un càlcul complex que només pugui interpretar qui el va elaborar. L’objectiu final és dotar l’entitat d’una eina de gestió pròpia que pugui sintonitzar-se a mesura que canviïn les circumstàncies.

Conclusió: saber què costa per poder decidir millor

Les administracions públiques disposen cada vegada de més informació. El repte és transformar-la en informació útil per a la gestió.

Conèixer amb rigor el cost dels serveis permet objectivar decisions que, d’altra manera, poden basar-se en criteris històrics o aproximacions desfasades que han deixat de reflectir la realitat economicofinancera.

No es tracta només de saber quant es gasta, sinó de saber què costa realment cada servei, per què costa el que costa, qui l’està finançant i com s’hauria de repartir aquest finançament de manera equitativa, sostenible i transparent.

Quan aquestes preguntes tenen una resposta clara, l’estudi de costos deixa de ser un simple exercici comptable i es converteix en una veritable eina de gestió i de presa de decisions al servei de les administracions públiques.