¿Cuánto cuesta realmente prestar un servicio público? La importancia de un buen estudio de costes

Conocer cuánto cuesta realmente prestar un servicio público puede parecer, a priori, una cuestión relativamente sencilla. Al fin y al cabo, las administraciones disponen de un presupuesto, de una contabilidad y de información sobre los gastos que soportan. Sin embargo, saber cuánto se gasta no es necesariamente lo mismo que saber cuánto cuesta realmente prestar un servicio.

Esta diferencia es especialmente relevante en Ayuntamientos, Mancomunidades, Consorcios, Consejos Comarcales y otras entidades del sector público que gestionan diversos servicios, comparten recursos humanos y materiales o se financian mediante aportaciones de diferentes administraciones, tasas, precios públicos, subvenciones u otras fuentes de ingresos.

En estos casos, disponer de un buen estudio de costes permite ir más allá de la información presupuestaria y contable y responder algunas preguntas esenciales: ¿cuál es el coste real de cada servicio?, ¿cómo se distribuyen los costes comunes?, ¿quién los está financiando?, y ¿los criterios utilizados para repartir su financiación responden realmente a la forma en que se presta el servicio?

Del gasto contable al coste real del servicio

El primer paso es diferenciar dos conceptos que a menudo se pueden confundir: gasto y coste.

La contabilidad permite identificar los gastos que soporta una entidad durante un ejercicio. Pero determinar el coste de un servicio exige ir un paso más allá e identificar qué recursos consume realmente ese servicio y en qué proporción.

Algunos costes son relativamente sencillos de asignar. Son los llamados costes directos (gastos directamente atribuibles a un servicio): personal dedicado específicamente al servicio, materiales, consumos, contrataciones externas, mantenimientos o cualquier otro gasto directamente vinculado a su prestación.

La dificultad aparece, habitualmente, con los costes indirectos o de estructura (gastos generales que deben repartirse entre varios servicios mediante criterios objetivos).

Una misma administración puede disponer de servicios de administración, recursos humanos, informática, dirección, intervención, instalaciones u otros recursos comunes que dan soporte simultáneamente a diferentes actividades. Si estos costes no se imputan adecuadamente, podemos obtener una visión incompleta del coste real de cada uno de los servicios.

Por tanto, un estudio de costes no debe limitarse a recopilar información contable; debe permitir transformar esa información en un modelo que represente adecuadamente la realidad económica y operativa de la entidad.

La clave no es solo identificar los costes, sino imputarlos correctamente

Probablemente, una de las partes más importantes de un estudio de costes es determinar los criterios de imputación o drivers que permiten distribuir los costes compartidos entre los diferentes servicios.

No existe necesariamente un único criterio válido para todos los casos.

En función de la naturaleza del servicio, se pueden utilizar indicadores como las horas de dedicación del personal, el número de usuarios, la población atendida, el número de expedientes gestionados, la superficie ocupada, los consumos, el volumen de actividad u otras variables representativas.

El objetivo es que el criterio escogido tenga una relación razonable y justificable con el consumo de recursos que genera cada actividad.

Imaginemos, por ejemplo, una Entidad Supramunicipal que presta diferentes servicios a los municipios que la integran. Distribuir todos los costes exclusivamente en función de la población podría ser sencillo, pero no necesariamente reflejaría la realidad si algunos servicios dependen más del número de usuarios, de la intensidad del servicio, de la zona geográfica donde se presta o del volumen efectivo de actividad.

La simplicidad de los criterios de reparto de costes, con un prorrateo basado en indicadores clave, es importante, pero también lo son su objetividad, trazabilidad y capacidad para representar la realidad operativa.

Del coste a las fuentes de financiación

Determinar cuánto cuesta cada servicio es solo una parte del análisis.

El siguiente paso consiste en identificar cómo se está financiando ese coste.

Un mismo servicio puede obtener recursos de fuentes muy diversas: aportaciones municipales, transferencias de otras administraciones, subvenciones, tasas, precios públicos, convenios, ingresos vinculados a la actividad u otros mecanismos de financiación.

Relacionar los costes con los ingresos permite obtener una fotografía mucho más completa: podemos determinar qué porcentaje del coste de un servicio está cubierto por financiación externa, qué parte asume directamente la entidad, si existen déficits o superávits estructurales y, especialmente, si el sistema actual de financiación sigue siendo coherente con la realidad del servicio.

Este análisis resulta especialmente útil cuando los servicios han evolucionado con el tiempo, se han incorporado nuevas actividades o nuevos municipios, han cambiado los recursos necesarios para prestarlos o se han mantenido criterios de distribución establecidos años atrás que ya no representan adecuadamente la situación actual.

¿Cuándo hay que revisar las cuotas?

En Mancomunidades, Consorcios y otras formas de cooperación entre administraciones, el estudio de costes tiene una aplicación práctica inmediata: revisar el sistema de aportaciones o cuotas de sus miembros.

Un sistema de cuotas que funcionaba adecuadamente en el momento de su definición puede generar ineficiencias o asimetrías si varían la dimensión de los municipios, el número de usuarios, los costes de personal o las subvenciones recibidas.

En estos supuestos, el objetivo no debería ser simplemente redistribuir los costes, sino construir un modelo de financiación objetivo, comprensible y justificable.

Esto implica analizar separadamente los diferentes servicios, determinar su coste, identificar las fuentes de financiación específicas y establecer qué parte debe ser objeto de distribución. Solo entonces se pueden definir los criterios más adecuados para calcular las aportaciones de cada uno de los agentes implicados.

El análisis, además, permite simular diferentes alternativas antes de implantarlas y conocer qué impacto tendría cada sistema sobre los diferentes miembros.

Este ejercicio de simulación es especialmente importante. Un buen modelo de costes no solo debe explicar el pasado, sino que debe servir para tomar decisiones de futuro de cara a cambiar el modelo de revisión de las cuotas aportadas.

Una herramienta para la toma de decisiones

El interés de un estudio de costes va, por tanto, mucho más allá del cumplimiento de una formalidad contable o administrativa.

Disponer de información fiable sobre los costes permite a las entidades públicas:

• Identificar el coste real de los diferentes servicios y qué actividades consumen más recursos.
• Detectar desviaciones o ineficiencias operativas.
• Analizar el grado de cobertura de los costes mediante las diferentes fuentes de ingresos.
• Redefinir ordenanzas fiscales, precios públicos y convenios sobre bases técnicas sólidas.
• Simular el impacto de posibles cambios.
• Definir sistemas de cuotas o aportaciones más ajustados a la realidad operativa.
• Mejorar la planificación presupuestaria y la seguridad jurídica de las decisiones adoptadas.

Para que este ejercicio sea realmente útil, el modelo debe reunir cuatro condiciones: ser objetivo, comprensible, trazable y actualizable.

No debería convertirse en un cálculo complejo que solo pueda interpretar quien lo elaboró. El objetivo final es dotar a la entidad de una herramienta de gestión propia que pueda adaptarse a medida que cambien las circunstancias.

Conclusión: saber qué cuesta para poder decidir mejor

Las administraciones públicas disponen cada vez de más información. El reto es transformarla en información útil para la gestión.

Conocer con rigor el coste de los servicios permite objetivar decisiones que, de otro modo, pueden basarse en criterios históricos o aproximaciones desfasadas que han dejado de reflejar la realidad económico-financiera.

No se trata solo de saber cuánto se gasta, sino de saber qué cuesta realmente cada servicio, por qué cuesta lo que cuesta, quién lo está financiando y cómo debería repartirse esa financiación de manera equitativa, sostenible y transparente.

Cuando estas preguntas tienen una respuesta clara, el estudio de costes deja de ser un simple ejercicio contable y se convierte en una verdadera herramienta de gestión y de toma de decisiones al servicio de las administraciones públicas.